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他們是高樓幕后的“施工員”
發稿時間:2020-11-20 閱讀: 來源:北方區域 【 字體:

他們稱為“行政”、“文員”。

他們不在萬丈起高樓的臺前,但他們是幕后的“施工員”。

他們不看施工圖紙,但清楚每間辦公室的情況,關心每位員工的狀態。他們不與業主、分包結算,但項目每一份變更,每一份工地指示,每一份信函都離不開他們的身影。

他們不管現場物資,但固定資產盤購調廢同樣專業。

他們不管施工電梯,但食堂的食品安全重于泰山。

他們不直接創造產值,但總購置計劃、行政類開辦費方案、行政地盤費預算編制與執行,協調區域內固定資產調入等工作真真切切節省了成本,提高了目標利潤率。

建設事業部建筑北方分公司幾乎每個項目都有一位“大管家”,他們是支援項目的“大后方”,今天讓我們認識其中的幾位,聽聽他們作為行政人的故事。

行政開辦費方案要本著“降本”的宗旨

沈陽皇姑項目的張婷婷做人事行政工作已7年有余,她認為人事行政工作需要具備嚴謹、認真、細心的良好素質,項目上屬于一線辦公,是公司各類管理痕跡的源頭,這幾點尤為重要。

沈陽皇姑萬象匯項目成立初期,項目行政部要向公司上報本項目總購置計劃,對于各項費用的填寫要考慮項目的實際成本。該項目是商業項目,管理人員26-27人,婷婷本著“降本”的原則,無論辦公室的裝飾還是辦公用品的購買,都最大限度地利用原項目的辦公物資,在編制行政開辦費用方案時節省一大半開支。

平日工作中,無論是入職員工資料填寫還是銀行卡賬戶核對工作,婷婷都反復檢查才提交:“這些如果出現錯誤會影響工資發放”。費用報銷時,婷婷更加注重金額的計算、稅款的扣減,檔案資料填寫是否與設計圖紙一致等等,都是人事行政工作素質的體現。

項目行政工作需要溝通和應變能力

2017年9月,沈陽站西廣場項目前期辦理備案手續及勞務工人保證金事宜。該項目是急難險重的項目,工期緊任務重,辦理施工許可證時間異常緊張。為了不影響工程進度,萬曉雨主動與遼寧省建設廳溝通,辦理勞務工人入遼備案手續,同時與沈陽市鐵西區人社局及指定銀行對接辦理繳納勞務工人工資手續事宜。該項工作順利完成,為項目的開展奠定基礎。曉雨認為,這項工作鍛煉了自己的溝通和應變能力,個人的工作專業度有了很大提升。

要更多地為員工著想

北京生命產業園項目的陳楠楠認為,行政管理工作既要有原則性又要人性化服務。陳楠楠對接區域人事行政部,員工的入離、轉調、晉升、評優都離不開行政文員與項目經理溝通,對員工解釋政策更要具有一定的專業性。

楠楠到項目后組織的第一個團建活動令她印象深刻。當時項目剛開工,員工來自五湖四海,彼此之間不熟悉。為了加強各部門的交流與溝通,楠楠牽頭組織項目員工進行“同心鼓”破冰活動。在活動中,需要成員之間的互相協作才能完成任務。大家從最開始的靦腆、緊張到后來的放松、凝聚,效果極佳,反饋良好,這也給予了陳楠楠工作上更多的信心。

項目章要按照嚴格的用章流程來用

一直在青島華潤中心項目的“老行政”初碩談起項目用章管理時說到,項目章要按照嚴格的用章流程來用,即行政部登記用章臺賬——項目經理簽字——行政部核對登記內容與用印文件是否一致——蓋章。

初碩說,雖然項目章與分公司公章不具備同等效力,但基于項目章用于現場及合約資料確認、工程費用資料及合約資料上報、加蓋授權委托證明與工作信函往來等環節,因此項目章的使用應該參照公司公章的用印流程。

項目章雖然不涉及工程商務內容,但是在履行項目工程施工合同項下的權利與義務時,項目章在某種程度上代表了公司,且行政部作為項目章用印過程中最后一個環節,應當承擔起項目章規范使用的責任。

項目行政工作是有專業性

收發文管理,是眾多行政工作中較簡單但又枯燥的一項工作,它需要工作技巧,更需要細心和及時。種類繁多的文件分門別類進行整理歸檔,以便后期查閱。許多項目文件具有較高時效性,需要在盡可能短的時間轉發至責任單位或傳閱人,以便工作正常推進。

由于工程文件的特殊性,總包工地指示、變更指令單反映著現場工作面的開展;進度、質量獎勵罰款單記錄著整個工程的時間節點與質量要求;工作信函、會議紀要體現了管理人員為推進工作所進行的溝通協調和達成的最終決策……所有這一切都需要項目行政人員認真仔細保存好每一份記錄。

關于項目收發文管理,青島嶗山萬象匯的肖艷艷談到,上到甲方,下到分包,行政工作承上啟下,每一份變更,每一份總包工地指示,都是行政人員負責?!拔覀冞€負責和甲方、分包進行溝通,非常體現行政文員的溝通的專業能力。項目行政不是跑腿的,是有一定專業性的?!?nbsp;

作為行政人員的他們,默默無聞地奉獻著自己的青春與汗水,項目軍功章上應該有他們的一半,感謝他們的付出!


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